correspondencia

Correspondencia

Es el trato reciproco entre dos personas o dos instituciones por medio de documentos que pueden ser cartas, telégrafos, memorándum, entre otros, por medio de los cuales se comunican barios asuntos y cuestiones ente los involucrados.

Existe la correspondencia interna y la externa, por interna nos referimos a que la carta, oficio o cualquier documento que se va enviar su destino será dentro de una misma empresa y cuando hablamos de correspondencia externa nos referimos a la que será enviada fuera de la empresa.

Carta

La carta es un medio de comunicación escrita por la cual el emisor o remitente manda un mensaje con un tema en particular al receptor o destinatario. Este es empleado solo dentro de las instituciones particulares.

La estructura de una carta es:

·         Membrete: en el cual se escriben los datas de la empresa como son el nombre de la empresa, la dirección, en que ciudad y estado se encuentra y en algunos casos también agregan teléfonos, correo electrónico y el logotipo de la empresa.

·         Fecha: día en que se escribió la carta.

·         Destinatario: son los datos de la persona a la que va dirigida la carta como son su nombre, el de la empresa en donde labora, su cargo en dicha institución, dirección, etc.

·         Asunto: se pone con simples palabras lo que se va a tratar en la carta puede ser de solicitud, de notificación de ordenes entre otros.

·         Saludo o vocativo: en este se ponen palabras de cortesía con las que se expresa o se externa un saludo.

·         Texto: aquí se escribe formalmente lo que se quiere tratar usando todas las cualidades de la redacción.

·         Despedida: es una frase corta con la que se concluye el documento enviado.

·         Antefirma: es la que contiene le nombre de la persona que envía la carta.

·         Firma: es la que pone la persona que lo envía con un jeroglífico.

·         Referencias finales: con letras mayúsculas se escriben las iníciales de firmante se pone una diagonal y luego se escriben con minúsculas las iníciales de la persona que lo escribió ( generalmente la secretaria)

·         Anexos: en algunas cartas se anexa algo y esto se escribe en la parte inferior diciendo que es lo que se anexa.

Estilos o formas de disposición de las Cartas Comerciales

1. Estilo Bloque Extremo: es el estilo más fácil y cómodo por cuanto todas las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada párrafo se dejan dos espacios verticales.

2. Estilo Bloque: este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferencia consiste en que la línea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de firma se escriben comenzando desde el centro horizontal del papel.

3. Estilo Semibloque: es el estilo más elegante y uno de los más usados en el Comercio. Este estilo mantiene las mismas características del estilo bloque y se distingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios.

4. Estilo Sangrado: es un estilo que se diferencia del semibloque en los siguientes aspectos: cada una de las líneas de la dirección, excepto la primera, lleva una sangría de cinco espacios en relación con la anterior. De la misma manera se hace con la despedida, la antefirma, las iníciales identificadoras y la firma.

Oficio

El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etc. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.

Constancia

La constancia es un documento que hace constar un hecho, este nos podria servir como amparo legal en una empresa y como egresados de una escuela nos sirve como comprobante de estudios.

EL MEMORÁNDO

Es un modelo de comunicación escrita de uso exclusivamente interno a la institución o empresa, redactado en forma extractada o concisa. Sirve para la comunicación entre los diferentes niveles jerárquicos o entre funcionarios con similar jerarquía.

Se puede utilizar de acuerdo a las necesidades o importancia de la información, para remisiones, solicitudes, instrucciones o disposiciones; comunicaciones extensas como informes;  etc.  Preferiblemente el Memorando no debe  exceder de una página.

Los cargos del destinatario, remitente y de quienes reciben copia, se escribirán debajo del nombre según corresponda.

La firma de quien remite irá en el margen superior derecho, al lado del nombre.

No se utilizarán líneas, puntos u otro adorno tipográfico para separar el bloque de texto con el bloque donde va el destinatario, remitente, asunto y la fecha

Los nombres y cargos de quienes recibirán copia (c.c.), irán al margen inferior izquierdo, con letra tamaño 9, antes de las iníciales de quien firma, ordena y elabora la nota.

LAS CIRCULARES

Son escritos de carácter oficial o administrativo que responden a un estilo de comunicados, pues suelen informar sobre leyes, instrucciones o disposiciones, cambios en una institución o empresa (cambio de dirección, disolución-suspensión de una firma, fundación de una nueva empresa, condiciones de contratos, etc.)

Son disposiciones por escrito de carácter administrativo, emitidas por la autoridad superior del servicio aduanero, como expresión concreta de las relaciones jerárquicas y de las potestades administrativa que las leyes le confieren.

El estilo de estos comunicados es muy privado, ya que la mayoría de las veces se dirige a un círculo de personas muy limitado y cerrado (funcionarios de una institución o accionistas de una empresa). Dentro de este grupo de personas se enviará el mismo texto de circular, sin variar el contenido.

EL INSTRUCTIVO

Es un documento que tiene por objeto orientar en detalle para llevar a cabo determinadas actividades, estableciendo normas a seguir, tiene validez para un período de tiempo determinado.                                                                                                                      Conjunto de disposiciones por escrito de carácter administrativo, emitidas por la autoridad superior del servicio aduanero, que regula un determinado proceso y desarrollo de actividades, que son de cumplimiento para el funcionario y empleado aduanero, el cual deberá ser divulgado hacia terceros para su conocimiento y aplicación en lo que corresponda.

INSTRUCTIVO PARA LA EXPEDICIÓN DE LICENCIAS DE CONDUCIR

1. Recibir del solicitante la Forma LC-1 debidamente requisitada,  junto con el acta de nacimiento y comprobante de domicilio.

2. Abrir expediente con la documentación completa.

3. Sujetar a examen de manejo al solicitante.

4. Aplicar prueba de conocimientos del Reglamento de Tránsito.

5. Turnar el expediente al servicio médico para examen de la vista.

6. Exigir comprobante de pago por derechos de $400.00

7. Tomar fotografía al solicitante.

8. Proceder al registro en el banco de datos de la Licencia con las características correspondientes.

9. Pasar a la autorización y/o firma del encargado de la Oficina de Licencias,  la Licencia expedida.

10. Entregar licencia expedida al solicitante previo acuse de recibo.

11. Archivar expediente.

Certificado

Un certificado es un documento muy parecido a una constancia pues en este documento se dice y especifica que una persona acredito un curso como los certificados que indican que cursamos la primaria, la secundaria y la preparatoria.

Certificado de Responsable de Medios Informáticos

D......................................................................, Director/a del............................

................................................................. De...............................

CERTIFICA QUE:

D................................................... con DNI.: .......................... ha desempeñado la función de Responsable de Medios Informáticos ( RMI ) en este centro durante el curso 2002-03.

Y para que conste y surta a los efectos oportunos firmo el presente en...................................  a ......    de..........................  de 2003 

                                                               Sello del Centro

                                                                     Fdo.: ...................................................

Sr./Sra. Director/a del CPR de ......................................

INFORME

Un informe es un documento que se redacta como el mismo nombre lo indica con el fin de  informar algún acontecimiento, avances en un proyecto o la conclusión del mismo entre otras cosas.

INFORME DE CONSEJO

De conformidad con el Artículo 6o. de los Estatutos del Consejo de Administración de la Cía.  de Telecomunicaciones,  S.A.,  con fecha 16 de julio de ,   se llevó a cabo la Junta de Consejo 18,  con la asistencia de 22 Accionistas y el Secretario de Actas y Acuerdos,  concretándose los siguientes Acuerdos por unanimidad:

1.- A partir del lo.  De enero del año próximo se incrementará el capital social de la empresa en $11, 000,000.00   (ONCE MILLONES DE PESOS M.N.),   para la construcción de una nueva planta de componentes electrónicos en San Juan del Río, Qro.,  con una aportación de $500,000.00 por cada uno de los 22 accionistas presentes.

2.- La Planta ubicada en Lagos de Moreno,  Jal.,  no cuenta con insumos secundarios producidos en la zona para la manufactura de aparatos de telefonía celular,  teniéndose que comprar y trasladar desde el Distrito Federal,  lo cual ha incrementado el costo de fabricación,  motivo por lo que,  se acuerda el cierre de estas instalaciones para trasladarlas en un plazo no mayor de tres años a Nacaran, Edo. De México,  cuyo costo será estudiado y analizado por las Gerencias de Producción y de Finanzas para ser presentado a este Consejo en la próxima junta del lo. De septiembre próximo.

La junta se dio por terminada a las 20:00 horas del mismo día,  habiendo firmado todos los asistentes el acta correspondiente.

España, Madrid.,  a 3 de Diciembre de 2009.

EL SECRETARIO DE ACTAS Y ACUERDOS
LIC.   PATRICIO ZUÑIGA BARRAGAN

Reglamento

Un reglamento es una colección ordenada de reglas o preceptos que, por autoridad competente, se dan para la ejecución de una ley o para el régimen de una corporación, una escuela, una dependencia o un servicio.          En todo grupo de personas existen reglas, a veces escritas y otras veces no escritas, por ejemplo en nuestras casas tenemos ciertos deberes, y aunque no estén plasmado en ningún escrito, sabemos que debemos cumplirlos. Este reglamento establece las obligaciones y derechos que tenemos al ser parte de la comunidad escolar, por ejemplo, en cuanto a las obligaciones que tenemos que cumplir están la puntualidad y la asistencia, mientras que en la parte de los derechos están: el tener cierto tiempo de descanso entre una clase y otra, el derecho a pedirle a un profesor una explicación sobre un tema que no entendimos.

R E G L A M E N T O

Los propietarios, en adelante condóminos del Condominio denominado "LOS TULIPANES", A.C., acuerdan sujetarse al presente Reglamento para establecer las bases de una convivencia social, el cual estará sujeto a las normas siguientes:

ESTACIONAMIENTO
1. Los condóminos tendrán derecho a utilizar el cajón que les fue asignado según contrato de compra-venta y por ningún motivo invadirán otra área que no les corresponda.
2. No existen lugares para visitas.
3. El lugar de estacionamiento que no se utilice,  de ninguna manera será objeto de venta a personas ajenas al condominio,  ni tampoco lo invadirá con objetos que no sean vehículos automotores.

BASURA
4. La basura será depositada indistintamente en los recolectores.

ÁREAS VERDES
5. Las áreas verdes no podrán ser invadidas para eventos sociales, únicamente serán motivo de ornato.

PASILLOS Y ESCALERAS
6. Los pasillos y escaleras siempre deben conservarse como áreas libres de obstáculos (sin macetas, animales,  jaulas,  bicicletas,  botes de basura o cualquier cosa que obstruya el paso.

ADMINISTRACIÓN
Los condóminos están de doce meses una mesa dirección del condominio,  opto que será variable,  según previamente acordados en acuerdo en nombrar cada actividad para la administra-regando una cuota mensual costos de mantenimiento asamblea.

La mesa directiva nombrada para la administración del edificio,  tendrá amplias facultades para hacer que se observen las presentes cláusulas.

En caso de falta de pago por más de tres meses de algún condómino, será causal para suspenderle los servicios de agua.
Cualquier situación no contemplada en este Reglamento,  será motivo para que la mesa directiva convoque a una asamblea de condóminos y resolver en pleno las controversias surgidas conforme a los intereses de la mayoría.

México,  D.F.  a 1 de Diciembre de 2009.

FIRMA DE LOS  CONDOMINOS

Acta

El acta es un escrito o modalidad de comunicación escrita que tiene por objeto dejar constancia de lo tratado, sucedido y acordado en una junta o reunión.  Se extiende en hojas o folios sueltos, o bien en libros destinados expresamente para ese propósito.

ACTA No 2
REUNIÓN ORDINARIA, martes 29 de junio de 2004.  Presidida por  Luis Phillips, Presidente.  La misma inició a las 5:45pm, con la participación de 6 miembros.
Tema: Reunión con los directivos del IPA.
Se llegaron a los siguientes ACUERDOS:
La fecha de la reunión será el jueves 12 de agosto, a las 6:00pm, en un restaurante.  Se pedirán cotizaciones en El Ejecutivo, El Continental y el Granada.
Enviar nota al Director para que se le permita al Dr. Iván Wilson, delegado de los padres de familia, para que evalúe el funcionamiento de la clínica, especialmente en lo referente a las medicinas y si los encargados están capacitados en primeros auxilios.
Aprobó, por unanimidad, la compra del MS Office 2003, por un costo de $262.50.
Lo de la conexión de INTERNET.  Se presentó la cotización de WISPER, para su discusión posterior.  Se solicitó conseguir dos cotizaciones más, además, someter  la propuesta a reunión de delegados.  La decisión quedó pendiente.
El Prof. Guzmán enviará una nota al director solicitándole que pida una línea telefónica para la oficina de la asociación.  Esta cubrirá el costo de la misma.
Se aprobó que se filmaran los tranques en las horas pico, tanto en la mañana como al mediodía, con el fin de presentarla a la Directiva del IPA.
Reunión con directivos del IPA.  Se acordó enviar una nota al Director para invitarlo a la reunión-cena.
Nimia Herrera G.                                                                    Luis Phillips
Secretaria de Actas                                                                   Presidente
La reunión concluyó a las 7:30 p.m.

Acuerdo

Un acuerdo es, en Derecho, una decisión tomada en común por dos o más personas, por una junta, asamblea o tribunal. También se denomina así a un pacto, tratado o resolución de organizaciones, instituciones, empresas públicas o privadas.                                                    Es, por lo tanto, la manifestación de una convergencia de voluntades con la finalidad de producir efectos jurídicos. El principal efecto jurídico del acuerdo es su obligatoriedad para las partes que lo otorgan naciendo para las mismas obligaciones y derechos. Es válido cualquiera que sea la forma de su celebración, oral o escrita, siempre que el consentimiento de los otorgantes sea válido y su objeto cierto, determinado, no esté fuera del comercio o sea imposible.

México,   D.F.,   a 1 de Diciembre de 2009.

DIRECTOR DE LA ESCUELA
SECUNDARIA 14 8  EN EL D.F.
PRESENTE

Con motivo de los altos índices de contaminación que se han venido registrando en el Valle de México, comunico a usted el horario escolar a partir del día 16 del presente mes.    Los alumnos que asisten a esa escuela al digno cargo de usted,   lo harán con horario de 9:00 a 13:00 horas y se mantendrán en las aulas escolares durante el tiempo de recreo,  además se abstendrán de efectuar cualquier tipo de ejercicios físicos,  hasta nuevo aviso.

Atentamente

EL SUBSECRETARIO
PROFR.   CONRADO GONZALEZ LUGO

Minuta

Las minutas son el expediente escrito de una reunión o audiencia. Proporcionan una descripción de la estructura de la reunión, comenzando con una lista de los presentes, seguido de los planteamientos de y las respuestas de cada uno de los asistentes. Son elaboradas a menudo en el momento de la audiencia por un mecanógrafo o secretario, que puede registrar la reunión en taquigrafía, y posteriormente la mecanografía y la distribuye a los participantes. Alternativamente, la reunión puede ser grabada en audio y después mecanografiada. Las minutas de ciertas entidades, tales como una junta directiva corporativa, se deben guardar y son documentos jurídicos importantes.

Edicto

El edicto era la forma de pronunciamiento de los magistrados romanos en cuestiones relativas a su competencia y constituye una de las principales fuentes del derecho romano. Los principales emisores de edictos eran los pretores, magistrados encargados de la administración de justicia, que eran dos: el pretor urbano encargado de los asuntos entre ciudadanos romanos y el pretor peregrino, creado en el año 242 a. C. para dirimir los asuntos entre los ciudadanos romanos y los peregrinos o extranjeros.

Recibo

 Es una constancia escrita por la cual una persona declara haber recibido de otra, una suma de dinero u otros valores.
Todo recibo debe contener:
a) Lugar y fecha en que se otorga.
b) Nombre de la persona de quien se recibe.
c) La cantidad de dinero, valores o bienes, escrita en letras y cifras.
d) El concepto por el cual se ha recibido esa cantidad.
e) La firma del que recibe.

Pagaré: es una promesa escrita por la cual una persona se obliga a pagar a otra o a su orden, en un determinado plazo, una suma determinada de dinero.

Vales
Es una promesa escrita por la cual una persona se obliga a pagar una suma de dinero o una cosa determinada.Diferencias con el pagaré:
a) El vale puede ser por dinero o mercaderías; el pagaré sólo por dinero
b)El vale puede emitirse al portador; el pagaré no.c) El vale puede no contener fecha de vencimiento; el pagaré

siempre tiene fecha.Diferencia con el recibo
a) El vale es una promesa de pago; el recibo es una constancia de un pago efectuado
b) El vale obliga al deudor; el recibo lo libera al deudor.

Agenda

Libro o cuaderno para anotar lo que se ha de hacer y otros datos que a una persona le interesa recordar; normalmente tiene consignados los días del año y un espacio para las anotaciones.

Agenda electronica: También denominado ordenador de bolsillo, es una computadora de mano originalmente diseñado como agenda electrónica (calendario, lista de contactos, bloc de notas y recordatorios) con un sistema de reconocimiento de escritura.